Dirigiendo el negocio

Cómo comunicar efectivamente

La propuesta de hoy entra de lleno en una cuestión de todos los días, esto es como se pueden transmitir mensajes con menor margen de error eligiendo el método (oral, escrito, etc.) adecuadamente. Veamos.
En toda organización se imparten directivas, se informan novedades, etc.  Pero, ¿cuál es el método de comunicación mas adecuado para cada caso? ¿Será el mismo para todos?
Habitualmente en las PyMEs la “comunicación oral” (telefónica o persona a persona) prevalece muy por sobre la “comunicación escrita”, lo que habitualmente trae aparejados algunos problemas y desinteligencias.
Para explicar el problema, primero seria interesante describir técnicamente un proceso de comunicación mediante la siguiente gráfica:

Lo que se puede sintetizar de la siguiente manera:
Un Emisor quiere comunicar algo a un Receptor, para lo cual ordena sus ideas en el cerebro de alguna manera lógica y busca para comunicarlo un determinado Código (idioma, gráfico, cuadro, etc.).
Una vez formado el Mensaje (oral o escrito), es transmitido por un determinado Canal ( aire, fax, teléfono, internet, radio, etc.), con lo que es recibido por el Receptor, quien lo decodifica y lo comprende según su propia intelectualidad, conocimiento del código utilizado, y emociones.
Ahora bien, si nos concentramos en el mensaje, veremos que los dos tipos más habituales son el oral y el escrito, los que tienen ventajas y desventajas entre si que pueden sintetizarse de la siguiente manera:

De lo cual se deduce que las comunicaciones orales son convenientes en caso de:
* Decisiones rápidas
* Decisiones no programadas
* Cuestiones ordinarias o rutinarias
* Toda vez que se necesite rapidez y agilidad para el cumplimiento de una orden o tarea.

Mientras que las comunicaciones escritas son necesarias para:
* Movimientos de dinero entrante y saliente de la organización
* Movimientos de dinero interno
* Descripción de jerarquías y puestos para todos los miembros de la organización (organigrama)
* Descripción de funciones para todos los miembros de la organización (tareas)
* Notas de pedido
* Facturas
* Presupuestos
* Control e historial de recursos humanos
* Información contable impositiva
* Compras y cotizaciones con proveedores.
* Cuentas corrientes e historiales con clientes.
* Stock y faltantes de materias primas e insumos y/o mercaderías de reventa
* Hojas de ruta de quienes hacen tareas externas
* Descripción de servicios realizados que impliquen algún movimiento de dinero.
* Apuntes de secretaría general.
Sin duda que una buena elección del tipo de mensaje será una estrategia  muy importante a la hora de ganar en efectividad operativa, lo que constituye una necesidad y no un lujo en el día a día de cada PyME.
Bien, lo invito entonces a pensar sobre sus propias “maneras de comunicar”, esperando que estas líneas le ayuden en el camino de mejorar.
Tenga siempre en cuenta que cada mejora en el gobierno de la organización es una mejora en los resultados de la misma, y lo más importante: en la  propia calidad de vida de su dueño.
Hasta la próxima, donde abordaremos el complejo tema del cambio empresario y cómo hacerlo más efectivo. Un gran abrazo para todos.

* SICFIE, Asesoramiento y Control PyME - Coaching empresario
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